จะเลือกโซลูชันติดตามยอดขายที่เหมาะกับทีมและเวิร์กโฟลว์ของเราได้อย่างไร

บทนำ

บทความนี้ช่วยให้คุณเลือกโซลูชันติดตามการขายที่เหมาะกับทีมของคุณ โดยเน้นการจับคู่เครื่องมือกับกระบวนการทำงานจริง การเชื่อมต่อกับระบบที่ใช้อยู่ และการตั้งค่ารายงานที่ผู้จัดการนำไปใช้ได้จริง

กำหนดสิ่งที่ต้องการติดตาม

เริ่มจากระบุเมตริกการขายที่ทีมของคุณต้องใช้จริง เช่น

• ขั้นตอนของดีลใน pipeline
• มูลค่าดีล
• ปริมาณกิจกรรมของทีมขาย
• ความแม่นยำของ forecast
• ผลงานของพนักงานขายแต่ละคน

การกำหนดตัวชี้วัดตั้งแต่ต้นจะช่วยให้คุณคัดเลือกเครื่องมือได้ง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงในการซื้อระบบที่มีฟีเจอร์มากเกินความจำเป็น

เปรียบเทียบเครื่องมือตามกระบวนการขายของทีม

เลือกโซลูชันที่สอดคล้องกับวิธีทำงานของทีม ไม่ใช่บังคับให้ทีมต้องเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดเพื่อให้เข้ากับเครื่องมือ

• รองรับขั้นตอนการขายของคุณได้หรือไม่
• ปรับแต่งฟิลด์ สถานะ และขั้นตอนการทำงานได้มากน้อยเพียงใด
• ใช้งานง่ายสำหรับผู้ใช้จริงหรือไม่
• มีรายงานและแดชบอร์ดที่ผู้จัดการต้องใช้หรือไม่

ตรวจสอบการเชื่อมต่อกับระบบที่มีอยู่

โซลูชันติดตามการขายควรเชื่อมต่อกับ CRM และอีเมลของคุณได้อย่างราบรื่น เพื่อให้ข้อมูลไหลเข้าออกโดยไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน

• CRM ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
• ระบบอีเมลและปฏิทิน
• เครื่องมือรายงานหรือ BI ที่ทีมผู้บริหารใช้
• ระบบอัตโนมัติหรือ workflow ภายใน

หากเครื่องมือเชื่อมต่อได้ไม่ดี ข้อมูลอาจไม่ครบ รายงานอาจคลาดเคลื่อน และทีมอาจต้องกรอกข้อมูลด้วยมือมากเกินไป

ประเมินคุณภาพข้อมูลและความถูกต้องของรายงาน

ก่อนตัดสินใจใช้งานจริง ให้ตรวจสอบว่าฟิลด์แต่ละรายการถูกใช้เพื่ออะไร และรายงานที่ได้สะท้อนการทำงานจริงของทีมได้หรือไม่

1. กำหนดความหมายของแต่ละฟิลด์ให้ชัดเจน
2. ตรวจสอบว่าข้อมูลจาก CRM และอีเมลถูกดึงเข้ามาถูกต้อง
3. ทดสอบรายงานหลักกับข้อมูลตัวอย่าง
4. ยืนยันว่าตัวเลขใน dashboard ตรงกับความเป็นจริง

เริ่มจากการทดลองใช้งานขนาดเล็ก

ก่อน rollout ทั้งองค์กร ควร pilot กับกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อดูว่าระบบเหมาะกับการใช้งานจริงหรือไม่

1. เลือกผู้ใช้กลุ่มนำร่องจากทีมขายหรือผู้จัดการ 1 กลุ่ม
2. ให้ใช้งานตามกระบวนการจริงในช่วงเวลาที่กำหนด
3. เก็บข้อเสนอแนะเกี่ยวกับความง่ายในการใช้งานและความครบถ้วนของข้อมูล
4. ปรับการตั้งค่าก่อนขยายการใช้งาน

วางแผนการใช้งานและการฝึกอบรม

หลังจากเลือกเครื่องมือแล้ว ให้กำหนดขั้นตอนการใช้งานที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อให้ทีมเริ่มใช้ได้เร็วและลดแรงต้าน

• สรุปขั้นตอนที่ผู้ใช้ต้องทำขั้นต่ำ
• อธิบายความหมายของแต่ละฟิลด์และวิธีกรอกข้อมูล
• กำหนดเจ้าของข้อมูลและผู้รับผิดชอบรายงาน
• จัดอบรมสั้น ๆ สำหรับผู้ใช้และผู้จัดการ

ติดตามการใช้งานหลังเปิดตัว

หลัง launch ให้ตรวจสอบการใช้งานจริงอย่างสม่ำเสมอ เพื่อหาช่องว่างของ adoption และรายงาน

• อัตราการใช้งานของผู้ใช้
• ความครบถ้วนของข้อมูลที่กรอก
• ความถูกต้องของ dashboard และ report
• จุดที่ทีมยังทำงานซ้ำซ้อนหรือใช้เวลามากเกินไป

ปรับปรุงแดชบอร์ดและ automation ตามการเติบโตของทีม

เมื่อกระบวนการขายของคุณพัฒนา ให้ปรับ dashboard และกฎ automation ให้สอดคล้องกับวิธีทำงานใหม่ เพื่อให้ระบบยังคงตอบโจทย์ธุรกิจ

แนวทางที่ดีคือทบทวนความต้องการเป็นระยะ แล้วปรับฟิลด์ รายงาน และการแจ้งเตือนตามสิ่งที่ผู้บริหารและทีมขายใช้งานจริง

สรุป

การเลือกโซลูชันติดตามการขายที่เหมาะสมควรเริ่มจากเมตริกที่ต้องใช้จริง ตรวจสอบการเชื่อมต่อกับระบบเดิม ทดสอบกับกลุ่มเล็ก และค่อยขยายการใช้งาน เมื่อวางโครงสร้างข้อมูลและการฝึกอบรมได้ดี ทีมจะใช้เครื่องมือได้ง่ายขึ้น และผู้บริหารจะได้ข้อมูลที่เชื่อถือได้มากขึ้น